La digitalisation des processus RH s’accélère, et le coffre-fort numérique devient un outil indispensable pour sécuriser et centraliser les documents sensibles des salariés. En 2025, avec l’évolution des obligations légales et la nécessité de garantir la conformité RGPD, adopter un coffre-fort numérique est une solution stratégique. Voici pourquoi et comment le mettre en place efficacement.
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort peut être utile dans plusieurs cas :
- Accéder de manière plus simplifiée à vos documents : dans une interface, vous pouvez retrouver tous vos documents et y accéder de manière plus rapide.
- Respecter la mise en conformité RGPD : avec les obligations de mise en conformité, il est de plus en plus limité d’envoyer les fiches de paie par mail, il est conseillé de transférer les fiches de paie dans un lieu sécurisé. De plus les fiches de paie comportent des données sensibles qui doivent être protégées.
- Atout pour attirer des talents : c’est également un argument de choix pour attirer et fidéliser les talents en offrant un service moderne et sécurisé.
Comment mettre en place un coffre-fort numérique ?
a. Choisir une solution adaptée
Il existe plusieurs fournisseurs de coffres-forts numériques, offrant différents niveaux de service et de sécurité. Privilégiez une solution :
- Certifiée conforme aux normes RGPD et eIDAS.
- Avec une authentification forte pour garantir la protection des données.
- Offrant une intégration facile avec votre SIRH ou logiciel de paie.
b. Sensibiliser et accompagner les salariés
L’adoption du coffre-fort numérique repose sur la bonne information des collaborateurs. Il est essentiel de :
- Présenter les avantages et le mode de fonctionnement.
- Former les employés à l’utilisation et répondre à leurs questions.
- Assurer un accès personnalisé et une assistance technique.
c. Assurer un suivi et une mise à jour régulière
Pour garantir l’efficacité du dispositif, veillez à :
- Mettre à jour régulièrement les documents disponibles.
- Suivre les évolutions réglementaires pour rester conforme.
- Contrôler les accès et assurer la maintenance de l’outil.
Le coffre-fort numérique est un atout majeur pour optimiser la gestion documentaire en entreprise. En 2025, il devient une nécessité pour garantir sécurité, conformité et efficacité. En l’intégrant à votre SIRH, vous simplifiez la vie de vos salariés et de vos services RH tout en assurant une protection optimale des données sensibles. De plus, il peut être un élément différenciant dans votre politique RH, en valorisant votre engagement en faveur de la digitalisation et de la sécurité des données auprès des collaborateurs et futurs talents.
Contactez-nous pour avoir plus d’informations sur le coffre-fort numérique, nos experts se chargeront de vous donner plus de conseils.
